CC、BCC傻傻分不清楚


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#453#~本日冷知識~
你知道嗎?【CC、BCC傻傻分不清楚】

根據統計, 每日一冷 有不少讀者都是大學生或者研究生; #聞史迭 雖然早已碩士畢業、離開學校已久,但是因為在學術界工作的關係,所以每天都要透過電子郵件處理許多研究上的事情,下午要處理和我們的研究夥伴的往來信件,而早上一到辦公室則是和國外的研究團隊聯絡的好時間。話說回來, #聞史迭 的研究所指導教授在講到與其他實驗室的往來信件的時候,常常會提醒我們「記得CC給我一份」。各位可能都知道CC就是電子郵件軟體上所寫的「副本抄送」,不過這到底和收件者有什麼差別呢?

話說古早尚未有電子郵件的時代,如果要寫一封信同時寄給多個收件者,就要在信紙下面墊一張碳紙,也就是我們俗稱的複寫紙;如果同時墊了好幾張,就可以同時寫給很多人。CC的意思其實就是 carbon copy,也就是由碳紙所產生的副本。但是在這個電子郵件的時代,收件者可以有多個,那為什麼還要有CC和BCC的欄位呢?

這邊其實就要講到信件的禮儀還有一些公文的規則了。副本,顧名思義有別於正本,是附帶寄出的;那麼什麼樣的人需要收到副本呢?那就得先講到誰要收到正本。正本指的是信件本體中開頭會直接提起或者問候的收件對象,也是實際上需要回信、針對信件內容做出回應或者採取動作的人;而相對地,「副本」則有知會、照會的意涵,也就是僅是需要知道信中所講的事情,但是不需要實際採取行動的人。

在一個組織裏面,附上適當的副本收件人是非常重要的,例如假如你要「行文」給別的單位的聯絡人,那麼可能你也同時需要CC給你的主管以及對方的主管;CC的收件者不負責實際執行任務,但是他們會需要知道你們聯絡的內容。另一個層面來說,在CC的欄位附上自己的主管,同時也代表了背書的意涵,代表你在信中所寫的事情或者所要求的內容,是經過你的主管所認可或者由他所要求的,這點在寫「上行」的電子郵件時尤其重要。

如果你是一個主管,那麼CC對你來說也有一定的用處,例如與對方敲定約會時,可以一併CC給自己的秘書;與對口單位敲定事項時,也可以同時CC給自己的下屬請他們參考。

無論是在電子郵件或者是在公文書中,所有的收件者和副本收件者都是公開的,這對於公文的傳送尤其重要,因為你必須要讓所有收到這封信的人知道誰也收到了這封信,才不會各行其是,或者花費多餘的資源在轉送信件給本來就已經收到的人。不過有的時候,隱藏收件者姓名也是非常重要的,例如老師寄信給學生,就不適合讓學生知道其他人的電子郵件信箱,此時就要使用BCC欄位,也就是Blind carbon copy。當然啦,職場上BCC可能也是防身利器,很多人會在與同事或者其他部門來往時,同時BCC給自己的主管或者更高層的主管,但是又不讓對方知道,如此可以留下自保的證據。原則上,讓越多人同時收到,就越難讓對方賴帳或者否認曾經有這樣的通訊內容。就如同新加坡電影「我在政府部門的日子」一開始所描述的,公部門的職員總是把信件CC來CC去,除了互批皮球,也拉別人下水。

那麼,到底誰是收件者、誰是收CC呢?原則上你在信件的第一行所講的對象,就是收件者;如果你的第一行問候了很多人,那他們都是收件者;如果你的第一行寫了 "Dear all, " ,那麼你的 "all" 所指涉到的對象都是同時的收件人;至於這封信要CC給誰,這就依每個地方的文化而異了。最常見的情境,就是寫信給別人要東西,同時也CC給自己和對方的主管,告訴他「老闆也知道這件事情,你最好不要拖拖拉拉的,揪咪」。

#聞史迭

本文曾刊登於 每日一冷


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二月 26th, 2014 by